Loading

コラム・セミナー

TIPS

オフィス移転に関わる「什器」とは?選ぶポイントから廃棄方法まで

起業してオフィスを開設する場合や、オフィス移転を実施する際に、オフィス什器という言葉を耳にすることがあるでしょう。オフィス什器という言葉は普段あまり耳にしない言葉のため、そもそも何を指しているのか分からない方もいるのではないでしょうか。

当記事では、「オフィス什器とは何か」「移転時に什器を選ぶポイント」「処分が必要となった什器の廃棄方法と注意点」を徹底解説します。これからオフィス移転を考えている方は、ぜひ参考にしてください。

1.オフィス移転で耳にする「什器」とは?

オフィス什器とは、オフィスに必要な家具や備品など全般を指します。よく似た言葉にオフィス家具がありますが、その意味や指しているものは、どちらもほぼ同じものと考えて下さい。

デスクやイスなどの執務家具や来客時に使用する応接用の家具、資料や備品を収納するための棚や書庫、金庫などがオフィス什器と呼ばれます。また、エントランスに設置される受付カウンターや、部屋を区切る間仕切りなどもオフィス什器です。他にも、玄関マットなどの消耗品や、従業員たちが使用するウォーターサーバー、冷蔵庫などの家電も含まれます。

つまり、オフィスで日常的に使用されるほぼ全てのものは、オフィス什器と呼んでも差し支えありません。

2.オフィス移転時の什器を選ぶポイント

移転先のオフィスが決まった段階で、オフィス内装も含め、業務上で使用する什器の選定を行います。

什器はいわゆるオフィスデザインの一部であり、企業で働く従業員にとって必要不可欠です。しかし、什器の選び方一つによって、来訪されるお客様へ与える印象は大きく左右されるため、いくつかのポイントを押さえた上で什器を選ぶ必要があります。

ここでは、オフィス移転に伴って什器を選ぶ際のポイントを3つ紹介します。

2-1.移転先の広さや雰囲気に合わせる

会社の規模やオフィスの広さ、オフィス内の雰囲気などによって、最適な什器のサイズは異なります。

オフィスが狭い場合、従業員が行き来できる通路の幅を確保できるよう、デスクサイズなどに注意して什器を選ばなければなりません。また、什器の選択によってオフィスの雰囲気が変わるため、統一感があるデザインで揃えることも必要でしょう。

デスクやイスがスタイリッシュなデザインであることに対して、棚や間仕切りなどにポップでカラフルなものを選んでしまうと、オフィスの印象がちぐはぐなものとなってしまいます。オフィスのコンセプトに合わせた、デスクやイス、間仕切り、収納などを選択するとオフィス全体の統一感が出ます。

最終的にどのようなオフィスの雰囲気を演出したいかをイメージした上で、什器を選ぶようにしましょう。

2-2.職種に合わせて機能を重視する

従業員の職種によっても、必要とする機能は変わります。

例えば営業職など、普段あまり社内での仕事をしない職種であれば、平机やベンチテーブルなどがあれば、十分な場合もあります。また、事務職でパソコンを使用している場合は、奥行きのあるデスクを選ぶことで、快適な作業を行うことが可能です。

地図を広げたり図面を引いたりするデザイナー系の仕事であれば、さらに広い机を用意する必要があります。

このように、職種によって使用する什器の機能を合わせることで、より快適な空間を整えられ、作業効率の向上や従業員のモチベーションアップにも繋げることができます

2-3.短期で使用する場合はレンタルも視野に入れる

什器は、購入する他、レンタルすることも可能です。
ここでは、什器を購入する場合と、レンタルする場合のメリット・デメリットについて紹介します。

購入した場合
メリット
  • ・大切に扱うことで、長期間使用できる
  • ・良質なものを使用することで、お客さ様からの印象アップに繋げることができる
デメリット
  • ・導入費が嵩みやすい
  • ・廃棄コストが掛かる
レンタルした場合
メリット
  • ・初期費用が安い
  • ・良納品から設置、引き上げまで一括手配できる
デメリット
  • ・長期使用するとランニングコストが掛かる
  • ・中古品の場合が多い

上記の表から分かるように、短期的に見ればレンタルしたほうが安く済みます。しかし、長期的に使用したい場合は、購入したほうが結果的に費用を抑えることができるでしょう。

3.オフィス移転に伴う什器の廃棄方法と注意点

原則として、オフィス什器は「事業系一般廃棄物」か「産業廃棄物」であるため、通常の粗大ごみとして処分することはできません。また、正しい方法で処分するために必要な費用は、4トン車一台分でおよそ10万円程度です。

ここでは什器を処分する場合に知っておきたい、4つの廃棄方法と注意点を解説します。

3-1.廃棄方法

オフィス移転に伴う什器の廃棄方法は、以下の通りです。

○回収業者に依頼する
不用品の積み込みや運搬、処分手続きの代行など、什器処分に必要となる全てを依頼することが可能です。ほとんどのものが回収でき、再利用可能なものはリサイクルに回され、不可能なものは資源やごみとして処分されます。

○自治体に依頼する
自治体に依頼する場合、有料粗大ごみ券の事前購入が必須となります。収集場所や時間の指定はできないため、解体や運搬は自分で行う必要があります。
業者と比較すると、多少費用を抑えることが可能です。しかし、自治体により受け入れの有無があるため、事前に会社が所在している地域の自治体へ問い合わせを行いましょう。

○自分で処理場に運ぶ
中小企業のみに認められている制度で、1kg当たりの計算で手数料が発生します。
自分で処理場に運ぶ場合、重さ10kg以下・大きさ30cm以下に抑える必要があるため、自力で解体できないものは持ち込むことはできません。

○買取業者に依頼する
オフィス什器の買取を専門とする業者もあります。買取業者に依頼することで、全てを産業廃棄物として処分する場合よりも廃棄処理費用を抑えることが可能です。
何でも買い取って貰えるわけではありませんが、トータルコストを減らすことができます。まずは見積もりを取って、売れそうなものがある場合は、積極的に利用すると良いでしょう。

○引っ越し業者やオフィス家具購入業者に依頼する
廃棄の費用はかかりますが、引っ越し業者に廃棄の依頼をすることも可能です。また、オフィス家具を新規で購入する場合に引越し作業自体も任せることで、既存什器の引取り廃棄をお願いすることもできるでしょう。

什器を廃棄する際は、廃棄したい什器のサイズ・量・質だけではなく、費用面についても確認した上で、適した廃棄方法を選ぶことがポイントです。

オフィス移転の各費用や予算相場について

3-2.廃棄するときの注意点

什器を廃棄する際の注意点は、以下の通りです。

○業者の身元を確認する
違法業者を利用した場合、刑事罰及び最高で3億円以下の罰金が科される可能性があります。後になって「知らなかった」では済まされません。そのため、事前に産業廃棄物を扱うための許可証を持った正式な業者かどうか、必ず確認するようにしてください。

○複数の業者からの見積りを取る
業者によって見積もり方法に差があるため、一社のみの見積りでは適正価格か判断しきれません。回収以外にも引越し作業や買取をまとめて行っている業者もあるため、全体の料金とサービスを比較してから選ぶようにしましょう。

○固定されている金額には注意する
見積もりによっては、ごみの総量ではなく、積み込むトラックの台数で計上されるものもあります。悪質な業者の場合、わざとスカスカに積んで、台数を水増ししないとは言い切れません。そのため、固定料金で依頼する場合は、依頼先の評判や実績をしっかりと調査するようにしてください。

○情報が漏れないよう気を付ける
情報が入った機器を処分する際は、情報漏えいに気を付けましょう。パソコンを初期化しただけでは復元される可能性があるため、専門の業者に依頼して確実にデータを消去するか、物理的にハードディスクを破壊した上で処分する必要があります。
そのため、多少金額が高くともきちんと「消去証明書」が発行され、最終処分を確認できる業者を選ぶようにしましょう。

このように、上記4点に注意して什器を廃棄することが重要です。

4.オフィス移転で什器選び・処分に困った際は専門会社に依頼しよう!

オフィス移転で新たに什器を選ぶ際、種類や素材、デザイン性だけではなく、自社に合った什器を選択することは難しいと言えます。 一部交換するにしろ、丸ごとレイアウト変更を実施するにしろ、従業員たちの使い勝手を考えながら選ぶ必要もあり、一筋縄ではいきません。また、オフィスで利用される什器は大型のものが多く、自力で全ての処分を行うことはまず不可能です。

複数の業務が同時進行となるオフィス移転では、コスト削減のために社員だけで行動すると、かえって失敗してしまうケースも少なくありません。そのため、できる限り従業員の負担を減らし、スムーズに移転事業を進めるためにも、経験豊富な専門家の助力を仰ぎたい方は多いでしょう。

サービス内容は依頼する会社によって異なりますが、什器の購入から引取り廃棄まで、スケジュールの調整を含め、一括でプランニングしているところもあります。什器選び・処分に困ったときは、専門会社への依頼を検討することが賢明です。

まとめ

オフィス什器を選ぶ際には、移転先の広さや雰囲気に合わせたデザインを選ぶ他、使用する従業員たちの職種を考慮した機能性があるものを選びましょう。

オフィス移転に伴い什器の処分する際、正しい処分方法を把握した上で、什器を廃棄する必要があります。また、廃棄時の注意点に気を付けることで、無用なトラブルを回避できます。

オフィス移転の際はすべきことが山ほどあり、自社だけで全てまかなうことは大変です。什器選び・処分で迷った際は、ノウハウのある専門会社へ相談することも視野に入れてみてください。

尚、オカムラでは、オフィスデザインや空間のご提案から、オフィス家具の購入、引っ越し作業まで、ワンストップでトータルサポートしています。オカムラのオフィス移転サービス) スケジュール管理から工事業者との調整、コスト管理、プロジェクト運営までを一括して請け負い、多忙なオフィス移転担当者様の時間的負担が大きく軽減できますので、ぜひご一緒にお手伝いをさせて下さい。

この記事は2019年11月15日に投稿されたものです

あわせて読みたい記事

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
株式会社 オカムラ

オフィス構築ソリューション