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オフィス移転のコンサルとは?種類やメリット・デメリット

オフィス移転では、引越し作業だけでなく、物件の選定からレイアウト、移転後の旧オフィスの原状回復工事まで、さまざまな業務を行う必要があります。通常業務に加えて移転作業を行うことは、大きな負担となるでしょう。移転作業にかかる負担を軽減したい場合「オフィス移転をコンサルに依頼する」という方法があります。オフィス移転を専門としたコンサルに業務を依頼することで、オフィス移転をスムーズに進めることが可能です。

当記事では、オフィス移転のコンサルの概要から、業者に移転業務を依頼するメリット・デメリット、業者を選ぶ際の注意点までを解説します。オフィス移転の予定がある方は、ぜひ参考にしてください。

1.オフィス移転のコンサルとは?

オフィス移転のコンサルとは、リニューアルなどでオフィスを移転したり、規模を広げたりする際に行う業務を代行してくれるコンサルタントのことです。

オフィス移転の際、下記のような業務をこなす必要があります。

  • ・移転先の場所・物件の選定
  • ・オフィスのレイアウトのプランニング
  • ・設備工事・引越し業者の手配
  • ・移転にかかるコストの計算

通常業務に加えて上記の業務を行うとなると作業量は膨大となり、人によっては計り知れない負担を負うこととなります。しかし、オフィス移転のコンサルに業務代行を依頼することで、移転に伴う業務の負担を軽減することが可能です。

オフィス移転のコンサルに業務を依頼することで、移転前の作業や手続きの代行だけでなく、移転後のトラブル解決のサポートを受けることもできます。
「オフィスのサイズが思ったより狭かった」「インターネットや電話の電波状況が悪い」といった、オフィス移転の計画時には対応できない事態が起きた場合、問題解決のために踏むべき手順を指示してもらうことが可能です。

1-1.オフィス移転のコンサルには種類がある

オフィス移転のコンサルとひとくちにいっても、種類はさまざまです。オフィス移転のコンサルは、下記の7つに分かれます。

種類概要
不動産会社 不動産仲介会社・不動産管理会社の系列
建設・内装会社 建築・内装工事を執り行っている会社
オフィス家具メーカー オフィス家具・オフィス備品を扱う会社
引越し・運送会社 引越し会社・オフィス移転に特化したサービスを提供している運送会社
デザイン・設計会社 建築設計や内装デザインを行っている会社
IT IT・通信・システムサポートを行う会社の系列
独立 オフィス移転のコンサルを専門的に行っている会社

不動産会社は、物件に関する情報収集や賃料の交渉に慣れていることが特徴です。一方、デザイン・設計会社はオフィスのレイアウトやデザイン性に強いことが特徴です。

このように、それぞれの分野には異なる強みがあります。自社に合った会社・系列を選ぶことで、より効率的にオフィス移転を行うことができるでしょう。

2.オフィス移転をコンサルに依頼するメリット・デメリット

オフィス移転に伴う業務をコンサルに依頼することには、メリットとデメリットの両方が存在します。メリットとデメリットを照らし合わせて、コンサルに依頼すべきかを見極めましょう。

オフィス移転をコンサルに依頼するメリットは、下記のとおりです。

〇メリット1:オフィス移転に伴う労力を削減できる

  • オフィス移転のコンサルに依頼する大きなメリットは、オフィス移転に伴う労力を削減できることです。

    前述したように、通常業務に加えて移転業務を行うことは、想像以上に負担がかかります。当初は自社でオフィス移転に関する業務を行ったものの、膨大な作業量に圧倒されて最終的にコンサルへ依頼する方は少なくありません。

    はじめからコンサルにオフィス移転の業務を依頼することで、通常業務の質を落とすことなくオフィス移転ができます。

〇メリット2:コストパフォーマンスが高い

  • 自社でオフィス移転の業務を行うよりもコンサルに依頼したほうが、移転にかかる費用を安く済ませることができます。また、予算に合わせて業務をしてもらうことも可能です。

    労力の削減に加え、低価格でオフィス移転ができることから、費用対効果が高いといえます。

〇メリット3:コンサル業者を通すだけで他の業者への連絡が完結する

  • オフィス移転を行う場合、不動産会社や内装デザイン会社、引越し会社などさまざまな業者に個別で連絡する必要があります。

    しかし、オフィス移転をコンサルに依頼することで、さまざまな業者に個別で連絡する手間を省くことが可能です。また、コンサルに依頼することで、社内外問わず各業者へのスケジュール・コスト調整や交渉なども代行してもらえます。

    このように、オフィス移転に関する業務をコンサルだけで完結できることも、コンサルに依頼するメリットといえます。

オフィス移転をコンサルに依頼するデメリットは、下記のとおりです。

〇デメリット1:業者の見極めが必要である

  • オフィス移転を問わず、コンサルには良い業者と悪い業者の二通りが存在します。悪い業者にあたった場合、高額請求をされたり、本来のコストに余計なマージンを加えたりする可能性があります。

    オフィス移転はお金が関わる業務であるため、上記のようなケースには重々気をつけておきましょう。

〇デメリット2:業務代行が円滑でない場合がある

  • 担当会社の実績が豊富で営業担当が優秀であっても、プロジェクト担当者に計画性がなければ、業務代行が円滑に進まないこともあります。

    実際にプロジェクト担当者が決まるまでは、業務代行が円滑に進むかどうか分からないため、デメリットの一つといえます。

2-1.備品調達の面でもメリットがある

オフィスを移転・増築する際、備品や家具などを新調する会社もあるでしょう。オフィスで使用する備品や家具を新調するときにも、コンサルは役立ちます。

オフィス移転のコンサルは、物件の手配やレイアウトを決定してくれるだけでなく、備品調達も代行してくれます。コンサルに備品調達を代行してもらうことで、調達にかかるコストを抑えたり、オフィスのレイアウトに合った家具や備品を選んでもらったりすることが可能です。

さらに、旧オフィスで使用していた備品の処分や、手配した備品に不備があった場合の対応もコンサルが行ってくれるため、あらゆる面でオフィス移転に伴う労力を削減することができます。

3.オフィス移転におけるコンサルの選び方と注意点

前述したように、オフィス移転の業務を代行してくれるコンサルには、不動産系やIT系などさまざまな種類があり、それぞれ得手・不得手があります。また、オフィス移転に伴うすべての業務を代行してくれる業者や、特定の分野のみ代行してくれる業者など、サービス内容もさまざまです。

オフィス移転におけるコンサルは、移転にかかるコストや時間に深く関わるため、業務を依頼する業者は慎重に選びましょう。

オフィス移転におけるコンサルを選ぶ際のポイントは、下記のとおりです。

  • ・法令や条例に関する知識があるか
  • ・安全対策の知識があるか
  • ・代行にかかる料金が明確に提示されているか

オフィス移転には、建築基準法・消防法・労働基準法といった法令・条例も関わってきます。気になるコンサル業者が見つかったら、まずは法令・条例に関する知識がある業者であるかを確認しましょう。

また、法令などの知識に加え、消火・排煙設備をはじめとした防災対策や、個人情報漏洩対策の知識を持っている業者を選ぶことも重要です。

移転後のオフィスで安心して仕事ができるよう、安全対策の知識があるかもしっかりと確認しておきましょう。

さらに、不正請求を防ぐためにも、代行にかかる料金が明確に提示されているかの確認も非常に大切なポイントです。

上記に加えて、オフィス移転におけるコンサルを選ぶ際には、サービス内容に見合った料金設定をしている業者を選びましょう。代行料金が安すぎる場合、サービスが不十分であることも珍しくありません。

オフィス移転に伴いコンサル業者に業務を依頼するなら「オカムラ」へご依頼ください。オカムラは、オフィス移転のコンサルを業務実績が豊富である点、移転計画のマネジメントから家具の調達まですべて代行しています。
オカムラへのご依頼もご検討ください。

まとめ

オフィス移転のコンサル業者は、オフィスや事務所を拡大・移転する際に発生する業務を代行してくれます。コンサル業者に業務を依頼することで、オフィス移転の業務にかかる労力や時間を省けるだけでなく、引越しや備品調達にかかるコストを削減することが可能です。

ただし、業者によって得意分野や代行してもらえる範囲が異なります。コンサル業者を選ぶときは、今回の記事で紹介したコンサル業者を選ぶ際のポイントを参考に、依頼したい業務や予算に合った業者を選びましょう。

この記事は2020年2月21日に投稿されたものです
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